中国地质大学（武汉）史料管理工作流程

一、制度规范

根据相关法律法规标准制定史料征集、整理、修复、鉴定、保管、利用（展览）、数字化等各工作环节的工作流程及工作规范。

二、征集

征集人根据史料征集范围和征集要求进行史料征集工作，并及时对征集时间、征集者、数量、提供者等相关信息要做好记录，填写《史料信息登记表》。

三、移交

1、征集人向史料管理人移交史料时要按要求填写《内部史料移交表》，同时移交所征集的相关史料。

2、史料管理人根据《内部史料移交表》，核查接收史料，并妥善存放。

3、对于使用信件方式联系校史馆捐赠史料的情况，史料管理人负责对信件进行回复（见《信件邮件回复模板》），并将来往信件与史料一同整理保存。

四、整理

1、自行整理。史料管理人带领聘用工作人员及助管勤工俭学学生，根据史料整理流程和整理规范对史料进行整理。

2、外包整理。史料管理人负责监督、指导外包公司对史料进行整理，并负责验收，验收合格可以直接入库。

五、核查

自行整理的史料，经史料管理人组织相关整理人自查和互查，检查合格后入库。

六、入库

1、检查合格的史料，入库前需填写《史料审核入库明细表》。

2、根据库房排列要求，依次将史料上架。

七、库房日常维护及利用

1、由史料管理人按规范做好库房的温湿度登记、库房卫生和库房安全维护。

2、按要求做好史料的借阅、利用工作，填写《史料借阅登记表》、《史料查阅利用登记表》。

八、出具相关证书

对整理入库的史料按提供者制作《***提供史料明细清单》，并按规范模板制作《捐赠/复制纪念/寄存/收藏证书》。根据实际情况，以恰当的方式将《证书》和《***提供史料明细清单》送达给史料提供者。

九、统计

每年年终，需要对本年度史料征集整理入库情况进行统计，分别按分类、单位、个人等标准生成《史料统计表》。

十、修复

对珍贵的史料进行专业修复后妥善保存。

十一、鉴定

按照相关标准，对入库的史料进行鉴定，确定保管期限。

十二、数字化

根据数字化要求，对需要数字化的史料进行数字化工作。

十三、奖励

根据制定的奖励制度，对相关人员进行各种形式的奖励。

附件；

1、《史料信息登记表》

2、《内部史料移交表》

3、《信件邮件回复模板》

4、《史料审核入库明细表》

5、《史料借阅登记表》

6、《史料查阅利用登记表》

7、《***提供史料明细清单》

8、《捐赠/复制纪念/寄存/收藏证书》模板

9、《史料统计表》（按分类统计）

10、《史料统计表》（按单位统计）

11、《史料统计表》（按个人统计）

12.《史料统计表》（按名人档案建档对象统计）